Wij zijn op zoek naar een ervaren Administration Manager die nauw samenwerkt met de Managing Director en de Service & Planningsmanager en een cruciale rol speelt in het dagelijkse beheer van zowel de operationele als administratieve processen binnen het bedrijf. De functie vereist een hands-on mentaliteit, met een sterke focus op uitvoerende taken. De Administration Manager zorgt ervoor dat alle operationele activiteiten en administratieve processen efficiënt verlopen en biedt ondersteuning bij strategische en operationele vraagstukken. Financiële taken spelen een belangrijke rol in deze functie, waar nauwkeurigheid en zorgvuldigheid essentieel zijn.
Verantwoordelijkheden:
• Samen met de Service & Planningsmanager en de Managing Director monitoren van output en doorlooptijden om de kwaliteit en efficiëntie van het werk te waarborgen.
• Waarborgen van klanttevredenheid door ervoor te zorgen dat de werkzaamheden voldoen aan klantverwachtingen en bedrijfsstandaarden.
• Verbeteringen identificeren en implementeren in de workflow voor productie- en montageprocessen, in overleg met de Service & Planningsmanager en de Managing Director.
• Effectief samenwerken met verschillende afdelingen om een geïntegreerde aanpak te waarborgen en als adviseur optreden op operationele gebieden.
Administratieve Taken:
• Beheren van administratieve processen, inclusief ondersteuning bij HR-taken en naleving van interne richtlijnen.
• Zorgen voor correcte en tijdige facturatieprocessen, met focus op nauwkeurigheid en efficiëntie.
• Ondersteunen van de Service & Planningsmanager en de Managing Director bij facturatieprocessen en samenwerken met de financiële afdeling om administratieve processen te stroomlijnen.
• Beheren van BTW-aangiftes en zorgen voor tijdige indiening.
• Bijhouden van voorraadgegevens en ondersteunen bij inkoop.
• Basis HR-ondersteuning bieden, zoals het opvolgen van verlofaanvragen en ziekteverzuim in samenspraak met de Service & Planningsmanager.
• Meevolgen van de KPI’s van de serviceafdeling, samen met de Service & Planningsmanager, en bijsturen waar nodig.
Profiel
• Bachelor- of Masterdiploma in bedrijfsmanagement of gelijkwaardige ervaring.
• Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring in een administratieve rol, bij voorkeur in een technische of productieomgeving.
• Basiskennis van financiële en administratieve processen.
• Ervaring met ERP-systemen (zoals SAP) is een pluspunt.
• Ervaring met BTW-aangiftes en belastingadministratie is vereist.
• Uitstekende analytische, organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Vermogen om strategisch te denken en een hands-on aanpak te hanteren.
• Sterke probleemoplossende vaardigheden en besluitvaardigheid in een operationele context.
• Proactieve werkhouding, in staat om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.
• Teamspeler met de capaciteit om effectief samen te werken met verschillende afdelingen.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands, goede kennis van Frans en Engels.
Aanbod
• Je komt terecht in een professionele werkomgeving met een hands-on cultuur.
• Je hebt de kans om een directe impact te hebben op de operationele efficiëntie binnen een groeiend bedrijf.
• Competitief salaris met extralegale voordelen.
• Mogelijkheden voor professionele training en ontwikkeling.
Heb je nog vragen? Contacteer ons gerust op 02 254 85 10 of vilvoorde.131@adecco.be